Introducció: el cost d'un mal proveïdor no és el preu que heu pagat
En 12 anys de comerç transfronterer, he vist desenes d'importadors negociant preus unitaris difícils i perdent més diners en tot després de les ordres de compra. La factura és el nombre més petit de la relació. En els mesos següents, un gran nombre de persones vivien en magatzems esperant contenidors màquines de motors de raspall elèctric que mai serien enviats. Els tècnics no van poder llegir el diagrama de cablejat perquè no el van proporcionar, i els clients van cancel·lar comandes duplicades perquè el segon lot no coincidia amb el primer lot. Les pèrdues innecessàries causades durant el procés de contractació sovint es passen per alt, però tenen un cost important.
Aquesta és la part de l'avaluació dels proveïdors que la majoria dels compradors menystenen. Avaluen el producte i tracten el proveïdor com un canal de lliurament intercanviable per a aquest producte. Això és un error, perquè en equips de neteja industrial, el proveïdor no és un canal. El proveïdor és la garantia, el departament de peces, el servei de suport tècnic i la continuïtat de la pròpia línia de productes.
Aquesta guia és la llista de verificació que faig servir quan avaluo un fabricant en nom d'un importador, un distribuïdor o un equip d'adquisició d'instal·lacions. S'organitza al voltant de set criteris, seguits d'un quadre de comandament que pots aplicar a qualsevol proveïdor de la categoria.
Secció 1: Per què la selecció de proveïdors supera la selecció de productes
Permeteu-me que expliqui el principi amb claredat. A les categories de productes bàsics de baix valor, podeu avaluar el producte i acceptar gairebé qualsevol proveïdor, perquè el cost d'una comanda fallida es limita al valor de la comanda. Els equips de neteja industrial no funcionen d'aquesta manera. Un passeig amb una fregadora o una escombradora és un actiu de cinc a deu anys amb peces consumibles, manteniment estacional i una vida útil mesurada en milers d'hores de funcionament.
Quan l'actiu falla el dia 400, el comprador no es preocupa per l'avantatge del preu del 3% que va negociar al principi. Els preocupa la rapidesa amb què poden arribar les peces de recanvi, si el mal funcionament s'ha resolt i si algú del proveïdor pot diagnosticar el problema de forma remota. El valor dels proveïdors només es realitza després de la venda, per això la selecció de proveïdors s'ha d'avaluar en funció de les seves capacitats postvenda, no només de la cotització inicial.
[Insight de Kairos: faig una pregunta als importadors per exposar el risc real, quin és el cost diari de la màquina parada? Per a una instal·lació que neteja un supermercat o un centre de distribució, el temps d'inactivitat no és un inconvenient, és un problema de compliment i seguretat. Un sol retard del motor del raspall pot costar més que tot el marge del contenidor original. Aquestes matemàtiques són la raó per la qual la logística de recanvis mereix més atenció en l'avaluació del proveïdor que el preu unitari.]
Secció 2: Criteri 1, Disponibilitat de peces de recanvi i temps de lliurament
Les peces de recanvi són el criteri més revelador en l'avaluació dels proveïdors, perquè exposen com s'organitza realment la fàbrica. Un fabricant que ven màquines sense un sistema de peces us està venent un problema futur.
Avalueu la capacitat de les peces en quatre dimensions. Primer, el rang. Demaneu la llista completa de peces de recanvi i comproveu que cobreix els conjunts del motor, els discos de raspall, les fulles de les escombretes, les bateries, els quadres de control i les peces de desgast que realment fallaran en servei. En segon lloc, la posició de mitja. Pregunteu quines peces es mantenen en inventari i quines es fan per encàrrec, perquè una peça feta per encàrrec pot afegir setmanes a una reparació. En tercer lloc, el compromís de temps de lliurament. Obteniu un termini de lliurament estàndard per escrit per a les peces crítiques i pregunteu què passa quan la peça està esgotada. En quart lloc, la documentació. Una llista de peces amb números de peça no és opcional, perquè sense ella, el comprador no pot demanar la peça correcta fins i tot quan estigui disponible.
A les categories en què les màquines funcionen diàriament, com ara la cura de pisos de supermercats o l'escombrat de magatzems, recomano que els importadors portin un petit estoc de peces estratègiques en lloc de dependre d'enviaments exprés per a cada fallada. Aquest estoc és més barat que una setmana d'inactivitat.
Secció 3: Segon criteri, documentació tècnica i suport postvenda
La documentació tècnica és el criteri que els compradors passen per alt i que més sovint lamenten. Una màquina sense documentació és una màquina que només pot ser reparada pel proveïdor, que converteix el comprador en un client permanentment dependent.
Sol·liciteu el paquet de documentació complet i avalueu-lo amb cura. Voleu un manual d'operacions en l'idioma del mercat objectiu, un manual de servei i manteniment, un esquema de cablejat elèctric, un esquema hidràulic o mecànic si escau, una referència de codi d'error per a qualsevol màquina amb un sistema de control i un catàleg de peces amb vistes en explosió. Si el proveïdor no pot produir un diagrama de cablejat per a una màquina elèctrica, aquest és un senyal sobre la profunditat de la seva capacitat d'enginyeria, no només sobre la seva documentació.
A continuació, avalueu l'estructura de suport que hi ha darrere del document. Pregunteu qui respon a les preguntes tècniques després de la venda, si hi ha enginyers que puguin realitzar un diagnòstic remot, si es pot oferir assistència per videotrucada per a la depuració i si s'ofereix formació per als tècnics de servei dels importadors. La capacitat dels proveïdors per donar suport remot al diagnòstic de màquines alimentades per bateries amb sistemes de control és la diferència entre petits errors i la costosa recuperació de màquines.
[Opinió de Kairos: Tracto la documentació com un indicador de la maduresa de l'enginyeria. Una fàbrica que manté esquemes de cablejat precisos, vistes de peces explosives i taules de codis d'error té enginyers que entenen el seu propi producte. Una fàbrica que no pot produir aquests documents està muntant màquines en lloc d'enginyar-les. Quan assessoro els distribuïdors, poso la revisió de la documentació per davant de la negociació de preus, perquè la documentació determina si el comprador pot crear un negoci de serveis o només un negoci de vendes.]
Secció 4: Tercer criteri, coherència de la qualitat entre les comandes
El prototip no és el producte. Cada fàbrica pot produir una primera unitat excel·lent. El risc comercial és en el lot dos, el lot tres i el lot onzè, després que els components originals s'hagin substituït, l'utillatge s'ha desgastat i l'inspector de qualitat ha passat.
Avalueu la coherència mitjançant evidències en lloc de promeses. Demaneu per escrit el procés de control de qualitat, inclosa la inspecció del material entrant, les comprovacions del procés i les proves finals abans de l'embalatge. Pregunteu quantes unitats s'estan provant per lot i si cada unitat rep una prova funcional. Demaneu la llista de marques de components per a articles crítics com ara motors, bateries, controladors i carregadors, i comproveu si aquestes marques es substitueixen entre les comandes sense avís previ.
A continuació, comproveu amb l'historial. Demaneu registres d'un lot de producció enviat dotze mesos abans i compareu la llista de components amb la producció actual. Pregunteu directament al proveïdor si s'ha canviat algun component crític des d'aquell lot. Un proveïdor que respon a aquesta pregunta amb precisió i sense dubtar-ho és un proveïdor que fa un seguiment del control dels canvis.
La visió de Kairos: el prototip no és mai un problema, l'onzè contenidor és el problema. Cada fàbrica pot construir una primera unitat perfecta per a compradors importants. 18 mesos més tard, van sorgir riscos comercials després que un proveïdor d'automòbils es va substituir per una alternativa més barata, després que les eines es van desgastar i després que l'inspector que va signar el primer lot de productes abandonés l'empresa. La meva primera pregunta quan els importadors els diuen que la qualitat de les comandes repetides ha disminuït sempre és si han obtingut una llista escrita de marques de components i canvien els termes de notificació a l'acord original. Sense aquests dos documents, el comprador no hauria tingut els mitjans per provar el substitut abans que el client es queixés
Secció 5: Criteri Quatre, Certificacions i Compliment del Mercat
La certificació és el criteri que determina si l'equip pot entrar i operar legalment al mercat objectiu. No és un tràmit, ni és un document que vulgueu descobrir que falti després que el contenidor hagi navegat.
Creeu una llista de compliment específica del mercat abans de parlar amb el proveïdor. Per a la Unió Europea, això inclou el marc del marcatge CE, les directives de compatibilitat electromagnètica i de maquinària aplicables i els estàndards de seguretat elèctrica rellevants per al producte. Per a Amèrica del Nord, inclou la llista rellevant i els estàndards de seguretat per als components elèctrics. Per a altres regions, els requisits varien i la càrrega recau en el comprador per conèixer-los amb precisió.
A continuació, demaneu els certificats en si, no una reclamació sobre ells. Comproveu que el certificat sigui emès per un organisme acreditat, comproveu que el certificat cobreixi el model i la configuració concrets que esteu adquirint i comproveu la data de validesa. Un certificat per a un model diferent de la mateixa família no és un certificat per a la màquina del vostre contenidor. Quan hi hagi sistemes de bateries implicats, pregunteu específicament sobre la documentació de transport de les cèl·lules de liti.
Secció 6: Criteri cinc, disciplina de comunicació abans i després de l'ordre
El comportament de comunicació durant el procés de venda és una visió prèvia del comportament de comunicació durant el període de servei. Els proveïdors poques vegades es tornen més sensibles després d'haver rebut el pagament.
Comprova-ho deliberadament durant l'avaluació. Mesureu el temps de resposta a una pregunta tècnica que requereix un enginyer en lloc d'un venedor, no una pregunta de preus. Observeu si la resposta és precisa o evasiva, si el proveïdor admet incertesa i si el seguiment arriba sense ser sol·licitat. Envieu una pregunta sobre un codi d'error o un escenari de garantia i tingueu en compte quants trasllats interns es necessiten per produir una resposta.
La visió de Kairos: un proveïdor respon a una pregunta tècnica difícil en un dia i té un enginyer al circuit, que us diu que la seva estructura postvenda existeix. Un proveïdor que utilitza un llenguatge de màrqueting per transferir aquest problema, o un proveïdor que triga una setmana a respondre, també us diu el mateix sobre la seva futura resposta del servei. Mai he vist proveïdors invertir aquest patró després d'una comanda de compra. Mesura el comportament abans de fer una comanda i creu-hi
Secció 7: Criteri sisè, Termes comercials i estabilitat de la relació
Les condicions comercials no només es refereixen al preu. Defineixen com es comporta la relació al llarg del temps, i diverses clàusules mereixen un escrutini en aquesta categoria.
Examineu la quantitat mínima de comanda, perquè un MOQ massa elevat per a una comanda pilot impedeix validar el producte abans de comprometre el capital. Examineu les condicions de pagament, perquè un proveïdor que exigeix el pagament complet abans de la producció deixa al comprador sense palanquejament si el lliurament és defectuós. Examineu els termes de la garantia, incloent-hi què està cobert, què està exclòs, qui paga el transport de devolució d'una peça defectuosa i què requereix el procés de reclamació. Examineu l'exclusivitat i l'estructura del territori, perquè un importador que construeix un mercat per a un producte necessita alguna protecció contra el proveïdor que vengui directament a aquest mercat o que designi un distribuïdor competidor.
Pel que fa al territori, un enfocament pragmàtic per a ambdues parts és una relació estructurada més que un bloqueig absolut. Un bon proveïdor acceptarà un territori pilot definit amb fites de rendiment, que protegeix la inversió de l'importador alhora que ofereix al proveïdor una base racional per a l'exclusivitat posterior.
[Opinió de Kairos: quan un importador em pregunta si accepto un proveïdor que no ofereix cap protecció territorial ni marc de rendiment, la meva resposta sol ser no. Un distribuïdor que inverteix en inventari de demostració, formació de serveis i desenvolupament del mercat està construint un actiu que un proveïdor pot capturar sense cost. Els termes del territori estructurat protegeixen la inversió d'ambdós costats, i un fabricant que rebutja tota l'estructura està indicant que té la intenció de conservar-se tota l'opció.]
Secció 8: criteri set, profunditat de la línia de productes i camí d'actualització
El criteri final és el que importa el tercer any. Un proveïdor que ven una única línia de productes deixa a l'importador sense camí de creixement, perquè l'importador només pot vendre allò que la fàbrica pot construir.
Avaluar l'amplitud de la cartera de productes i la coherència dels seus mercats segmentats. Per als importadors que serveixen als administradors d'instal·lacions, un proveïdor útil hauria de cobrir tot el flux de treball de la cura del sòl, des de màquines de mà per a llocs petits fins a dispositius per a llocs grans, des de fregadores de neteja humida fins a escombradores de residus secs, des d'equips manuals fins a sistemes automatitzats preparats per al mercat. Aquesta profunditat del producte permet als importadors ampliar les relacions amb els clients en lloc de revendre SKU individuals.
Val la pena assenyalar com un fabricant madur estructura aquesta cobertura. Un proveïdor com CleanHorse, per exemple, organitza la seva línia per escala de lloc i tasca de planta, ambcaminar darrere dels fregadorsper a espais comercials petits, fregadores amb cotxe per a instal·lacions mitjanes i grans, una família de escombradores amb cotxe que abasta classes de treball lleuger a pesat, màquines dedicades per a la cura de catifes, aspiradores industrials, equips de gestió de neu i robots de neteja autònoms per als clients que es mouen cap a l'automatització. El comprador no necessita totes les categories el primer dia, però l'existència del full de ruta indica a l'importador que l'associació pot créixer.
Secció 9: Quadre d'avaluació de proveïdors
Aquí teniu el quadre de puntuació que faig servir. Puntueu cada criteri d'un a cinc, peseu-los pel vostre mercat específic i rebutgeu qualsevol proveïdor que tingui una puntuació inferior a tres en un criteri que sigui crític per al vostre model de negoci.
Criteri 1, peces de recanvi. Gamma de peces, posició d'emmagatzematge, termini de lliurament compromès i documentació de peces. Aquest és el criteri de pes més alt per a qualsevol importador que planeja oferir servei.
Segon criteri, documentació i suport. Manual d'operacions, manual de servei, diagrama de cablejat, referència del codi d'error i capacitat de diagnòstic remot. Penseu-ho molt si teniu intenció de donar servei a les màquines localment.
Tercer criteri, coherència de qualitat. Procés de control de qualitat escrit, control de marca de components, disciplina de control de canvis i proves de lots. Penseu-ho molt si teniu previst repetir comandes de volum.
Criteri quatre, compliment. Certificats vàlids per als models exactes adquirits, expedits per organismes acreditats, adequats al mercat objectiu. Tracteu-ho com un criteri d'aprovació o no en els mercats regulats.
Cinquè criteri, comunicació. Temps de resposta a preguntes tècniques, precisió de les respostes i seguiment sense sol·licitud. Utilitzeu-ho com a indicador principal de la qualitat postvenda.
Sisè criteri, termes comercials. MOQ adequat per a comandes pilot, condicions de pagament equilibrades, garantia clara inclosa la responsabilitat del transport i condicions territorials estructurades.
Criteri set, profunditat de la línia de productes. Amplitud de la cartera, coherència de segments i presència d'un camí d'actualització creïble per al mercat objectiu.
Executeu l'avaluació abans de l'ordre pilot i torneu-la a executar anualment amb el rendiment real. Un proveïdor que puntua bé en el terreny de joc i amb un mal servei és un proveïdor que hauríeu d'haver mesurat en el temps de lliurament, no en la presentació.
PMF
1. Quin és el criteri més important a l'hora d'avaluar un proveïdor d'equips de neteja? Per als importadors i distribuïdors que tenen previst donar suport local a l'equip, la disponibilitat de recanvis i el termini de lliurament és el criteri més important. Una màquina que no es pot reparar és un passiu més que un actiu, i el cost diari d'una màquina ociosa per a una instal·lació sovint supera el marge de la venda original. Avalueu la gamma de peces, la posició d'emmagatzematge, els terminis de lliurament compromesos i la documentació de les peces abans de negociar el preu.
2. Com puc verificar que les certificacions d'un proveïdor són vàlides? Demaneu els propis certificats en comptes d'una declaració de conformitat, confirmeu que l'organisme emissor està acreditat, comproveu que el certificat cobreix el model i la configuració exactes que esteu adquirint i comproveu les dates de validesa. Un certificat emès per a un model diferent de la mateixa família no cobreix el vostre enviament. En mercats regulats com ara la Unió Europea, considereu la certificació com un criteri d'aprovació o no pas en lloc d'un criteri de puntuació.
3. Com puc provar la resposta del proveïdor abans de fer una comanda? Envieu una pregunta tècnica que requereixi un enginyer, com ara una pregunta sobre un codi d'error, un detall de cablejat o un escenari de garantia d'un component específic. Mesureu quant de temps triga la resposta, si és precisa i si el proveïdor fa un seguiment sense demanar-los. El comportament de comunicació abans de l'ordre de compra prediu de manera fiable el comportament del servei després d'aquesta.
4. He d'acceptar les condicions regionals exclusives del fabricant? Una relació estructurada és beneficiosa per a ambdues parts. Les àrees pilot clares amb fites de rendiment protegeixen les inversions dels importadors en l'inventari de demostració, la formació de serveis i el desenvolupament del mercat, alhora que proporcionen una base raonable per a l'exclusivitat futura dels fabricants. Els importadors que inverteixen sense cap estructura territorial estan establint un actiu que els proveïdors poden obtenir gratuïtament.
Conclusió: compreu el proveïdor, no només la màquina
Els productes de la cotització són parts visibles de la compra. Els proveïdors que hi ha al darrere determinen si l'equip guanyarà diners en la propera dècada o passarà a formar part del passiu del magatzem. En equips de neteja industrial, la diferència entre bons i dolents proveïdors no es mesura amb l'estalvi del 3% que s'estalvia en les factures, sinó per les peces lliurades, els gràfics presents, el personal tècnic que es pot formar i la línia de productes que es pot desenvolupar conjuntament amb els clients.
Abans de fer una comanda pilot, utilitzeu els set criteris i el quadre de comandament d'aquesta guia i torneu a avaluar els mateixos criteris en funció de la realitat del servei. Trieu un proveïdor, i quan es trenqui alguna cosa, podeu confiar en la seva estructura, perquè en aquesta categoria, tot es trencarà, i aquesta relació és la clau per reparar-ho.
